KFUM-Spejderne i Danmark forvalter ca. 30 mill. kroner årligt. Det er vores fælles midler. Der stilles en række formelle krav til håndtering af vores midler, herunder krav til dokumentation af, hvad vi har brugt pengene til. Disse krav beskrives i denne artikel, hvor du blandt andet kan læse om afregning af kørsel og udlæg.

1. Hvad kan jeg få refunderet?

Som frivillig kan du få refunderet de udgifter, der er afholdt for at gennemføre et projekt, et arrangement eller et kursus. Eksempler på udgifter, der kan refunderes:

• Forplejning(mad og drikkevarer) også når der afholdes planlægningsmøder.

• Materialer som bruges til projektet. Materialerne er KFUM-Spejdernes ejendom og må ikke bruges privat.

• Kørsel til og fra møder(km-takst eller refusion af billetter). Udskrift fra kontokort til rejsekort, brobizz og andre elektroniske afregninger er dokumentation så længe dato fremgår.

• Telefon efter dokumenteret forbrug

  • for medlemmer af HB og styregruppe ydes der fast telefongodtgørelse.

• Udgifter til kontorhold efter dokumenteret forbrug

  • for medlemmer af HB og styregruppe ydes der fast godtgørelse.

• Kørsel i egen bil refunderes efter statens lave takster (fastsættes af SKAT).

2. Aconto udbetalinger

Ved større arrangementer, kurser og projekter, kan der indgås aftale om udbetaling af acontobeløb.

Acontobeløb kan kun anvises af styregruppeformanden eller den økonomiansvarlige i projektgruppen, der oplyser om:

• Beløbets størrelse

• Hvem det skal udbetales til (navn og adresse)

• Kontonummer som beløbet skal overføres til

• Dato for overførsel

• Hvilket arrangement, kursus eller projekt det vedrører?

3. Afregning

Kurser og arrangementer

• Alle kurser og arrangementer afregnes til korpskontoret SENEST 14 dage efter afholdelse, medmindre andet er aftalt inden.

Projekter

• Udviklingsprojekter har typisk et længere forløb og udlæg afregnes derfor løbende. Der skal for hver enkelt projekt laves en aftale med korpskontoret.

Mødeudgifter

• Alle, der ønsker refusion for møde- og rejseudgifter indsender samlebilag, som findes her på projektportalen på siden "Skabeloner og vejledninger".

Afregning skal almindeligvis ske SENEST 14 dage efter mødets afholdelse. Attestering af bilag jf. nedenstående.

4. Regnskab/kontering

I forbindelse med refusion af udgifter efter pkt. 1 og 2 skal de enkelte udgiftsbilag påføres projektkoder på samlebilaget. Projektkoder fremgår af det godkendte budget. Hvert bilag nummereres fra 1 – xx og det nummer påføres samlebilaget således, at det er muligt at koble bilag og regnskab.

Eventuelt ”åbne poster”(regninger som ikke er betalt) markeres tydeligt, og Administrationscentret sørger for betaling.

5. Attestation/godkendelse

Alle udgifter, der afholdes af en styregruppe eller projektgruppe, skal attesteres, inden faktura eller udlæg betales/refunderes. Attestation og kontering foretages i forhold til godkendt budget.

Udlæg, faktura og udgifter til aktiviteter og/eller personers rejser mv. attesteres af styregruppe- el. projektgruppeformanden. Dog kan ingen attestere egne udlæg. I tilfælde hvor formanden for styregruppen selv har udlæg, kan han/hun selv påtegne dem, så længe det samlede udlæg er under 5.000 kr.

Medlemmer af HB kan attestere egne udgifter op til en beløbsgrænse på 5.000 kr.

Er udlægget på mere end 5.000 kr. kræver det yderligere en attestation fra et medlem af forretningsudvalget eller korpskontoret.

Korpskontoret kan bemyndiges til at foretage attestation og betaling efter skriftlig aftale med en styregruppeformand.

6. Indsendelse af bilag

Bilag som skal attesteres inden udbetaling sendes til godkendelse på en af følgende to måder:

• Samlebilag og bilag sendes med post til godkender, som derefter godkender dem og sender bilagene videre til korpskontoret, der sørger for udbetaling.

• Samlebilag og bilag sendes som scannede dokumenter til godkender, som derefter sender dem videre med til bogholderi@kfumspejderne.dk. Det skal tydeligt fremgå af den videresendte mail, at bilag og samlebilag er godkendt.

Det er vigtigt, at man vælger en og kun en af de to modeller for håndtering af sine udlæg. Krav til bilag er identisk i begge modeller.

Generelt

Det er styregruppens ansvar, at deres projektgrupper informeres om ovenstående, ligesom de har ansvar for, at der etableres en kontakt mellem projektgruppen og korpskontoret.

Kontaktpersoner i administrationen:

• Kristine Nørtoft Kjær Hansen, kristine@kfumspejderne.dk, 39 16 26 32

• Tue Skovgaard, tue.skovgaard@kfumspejderne.dk, 29 46 55 96