Budget - guide og retningslinjer

Opdateret 27. august 2020

Budget

KFUM-Spejderne i Danmark forvalter ca. 30 mill. kroner årligt. Det er vores fælles midler, som vi skylder hinanden, at vi passer på. De daglige ”forretninger” skal derfor ske på forsvarlig og samtidig smidig vis, så vi lever op til alle myndighedskrav, god forvaltningsskik og samtidig har nogle smidige arbejdsgange, der gør det sjovt og trygt at være spejder. Kort sagt; vi vil gerne fremstå som reelle og professionelle med orden i vores fælles husholdningsregnskab.

Styregrupper

Styregruppen vælger et af sine medlemmer til at varetage økonomistyringen for styregruppens egen drift og tilknyttede projekter.

Økonomistyring består af følgende opgaver:

Budget

Den økonomiansvarlige udarbejder hvert år i september udkast til næste års budget for styregruppen, tilknyttede projekter og driftsopgaver. I oktober måned samler Forretningsudvalget budgetønsker for det kommende år, som så sammenskrives og sendes til behandling og godkendes i Hovedbestyrelsen.

I forbindelse med budgetarbejdet og opfølgningen er det formålstjenligt, at skelne mellem opgaver der har karakter af:

  • udviklingsopgaver, f.eks. nye aktiviteter eller produkter

  • driftsopgaver, f.eks. kurser eller arrangementer

  • møde- og udvalgsudgifter for styregrupper og projekter

Der er udarbejdet bilag til brug for budgettering, som kan findes under "Skabeloner og vejledninger".

Opfølgning på økonomi

Styregruppen har ansvaret for, at der løbende følges op på de budgetter, der er godkendt. Dette sker i et tæt samarbejde med administrationen, der op til hver korpsweekend uploader en budgetopfølgning til siden "Økonomi" her på Projektportalen.

Projekt- og arbejdsgrupper

Når en projekt eller arbejdsgruppe starter op, er det ikke altid muligt at kende projektet i deltaljer, så ofte vil udarbejdelsen af budgettet være to-delt.

  • 1. fase er udgifter til opstart og udarbejdelse af endelig projektbeskrivelse eller arbejdsgrundlag. Budgettet vil typisk være mødeudgifter for de frivillige.

  • 2. fase er det endelige budget for projekt eller event, hvor der udover planlægningsomkostninger også er udgifter til aktivitet, materialer, events mm.

Erfaringen viser, at det i forbindelse med opstart af projekter er en fordel, at en eller flere fra projektgruppen mødes med en fra administrationen for at aftale retningslinjer og procedurer for økonomistyring. Det fremmer dialog og sikrer, at de frivillige får den rigtige hjælp til opgaven.

Generelt

Et projekt kan have meget forskellig karakter, så ofte vil der være brug for at lave tilpasninger og justeringer undervejs i budgetterne. Sørg for at få lavet aftaler om, hvordan det meldes tilbage til både økonomiansvarlig og administration.

Kontaktpersoner i administrationen: